Behandling av personuppgifter i e-posttjänsten
Beskrivning av epost- och kalendertjänsten
Universitetets e-post- och kalendertjänst består av flera IT-system som tillsammans utgör tjänstens helhet. Huvudsystemet är Microsoft Exchange som hanteras av avdelningen för universitetsgemensam IT (UIT) i egna serverhallar inom universitetet.
Sympa är systemet för sändlistor och driftas även det internt inom universitetet av UIT. Sunet Mailfilter används för kontroll av in- och utgående e-post av förekomsten av virus, spam, malware eller annan skadlig kod. Tjänsten driftas av Sunet och administreras av UIT.
Du ska endast logga in i dessa system om du är verksam vid Uppsala universitet eller samverkar med Uppsala universitet och har blivit ombedd att logga in.
Studenter använder Microsoft Exchange Online som är en del av Microsoft 365.
Hantering av personuppgifter
Överföring av personuppgifter
Personuppgifter i epost- och kalendersystemen begränas till användarnamn, förnamn, effternamn och e-postadress.
Personuppgift | Syfte | Teknisk representation |
|---|---|---|
Användarnamn vid UU | Kontoidentifierare för dig som användare i tjänsten så att du får åtkomst enligt de rättigheter du blivit tilldelade. | |
Förnamn | Identifiera dig för övriga användare i tjänsterna. | |
Efternamn | Identifiera dig för övriga användare i tjänsterna. | |
E-postadress | Kontoidentifierare och kontaktväg. |
Övrig behandling av personuppgifter i tjänsterna
Innehåll, brevtext och bilagor, i epostbrev och kalenderhändelser kan innehålla personuppgifter. Känsliga personuppgifter får ej skickas oskyddat.
Tekniska loggar sparas för felsökning och säkerhetsrelaterade incidenter. Dessa tekniska loggar innehåller information om alla inloggningar som görs inkl. överförda personuppgifter.
Generellt sparas loggar inom tjänsten i 3-12 månader.
Överföring av känsliga personuppgifter till tredje part
Inga känsliga personuppgifter överförs till tredje part förutom det som av användare själva skriver in.
Rättslig grund
Personuppgifter hanteras baserat på den rättsliga grunden allmänt intresse. Personuppgifterna måste överföras för att ge användare åtkomst till tjänsten för sitt arbete vid Uppsala universitet eller i samverkan med Uppsala universitet.
Rätt till registerutdrag, rättelse och radering av personuppgifter
Personuppgifter för universitetets studenter, anställda och övrigt verksamma rättas automatiskt baserat på personuppgifterna som överförs från Uppsala universitets katalog- och behörighetssystem (AKKA).
För att radera dina personuppgifter eller beställa registerutdrag, kontakta dataskyddsombud@uu.se.
Rensning av personuppgifter
Uppsala universitet sparar dina personuppgifter endast så länge som ändamålet med behandlingen kräver, eller så länge som krävs i lag.
Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter är Uppsala universitet.
Har du frågor om hur personuppgifter hanteras inom tjänsten tag kontakt med dataskyddsombudet.
Kontaktuppgifter till dataskyddsombud: dataskyddsombud@uu.se.
GÉANT Data Protection Code of Conduct
Denna tjänst följer det internationella ramverket GÉANT Data Protection Code of Conduct för överföring av personuppgifter från identitetsutfärdare till tjänsten. Ramverket är avsett för tjänster i Sverige, EU och EES som används inom forskning och högre utbildning.