Elektronisk ärendehantering förenklar studieadministrationen

Områdeskansliet för medicin och farmaci genomförde en översyn av utbildningshandläggningen initierad av kanslichef Tony Hansson under 2017. Denna översyn gjorde det tydligt att både handläggare och beslutsfattare i studieadministrativa ärenden ville se en likartad, tydlig och elektronisk ärendehantering.

– Genom att införa tydlighet och transparens i ärendehanteringen har vi nu skapat en rättssäker handläggning av studieadministrativa ärenden, säger utbildningshandläggare Tony Thorström.

Projektet genomfördes mellan januari 2018 och september 2022. Befintliga processer kartlades för att kunna ta fram förslag på en ny gemensam elektronisk ärendehantering, vilken därefter implementerades vid alla utbildningsprogram på grund- och avancerad nivå. Arbetet har genomförts i nära samarbete med juridiska avdelningen vid universitetsförvaltningen.

– Det känns helt fantastiskt att vi nu har lyckats ta fram ett förenklat gränssnitt för diariet, säger dokumenthandläggare Erik Lambe.

Effektivt och rättssäkert myndighetsarbete

Att effektivisera ärendehanteringen av studieadministrativa ärenden och säkerställa rättssäker myndighetsutövning vid handläggning och beslutsfattande var en ledstjärna i arbetet.

– Uppsala universitet är som myndighet lagbundet att ha rättssäkra ärendehanteringsprocesser. Längs vägen har vi även försökt göra ett flertal andra förbättringar, så som att automatisera manuella och rutinbetonade arbetsmoment som tidigare hanterades manuellt av handläggare. Vi har även i så lång utsträckning som möjligt försökt underlätta handläggningsprocessen, fortsätter Erik Lambe.

Att tydliggöra roller och ansvarsfördelning, skapa gemensamma rutiner, minska sårbarhet och personberoende och underlätta för studenter att hitta information om och skapa korrekta underlag för beslut i studieadministrativa ärenden var centrala mål med projektet.

– Tidigare har utbildningsprogrammen var för sig jobbat på olika sätt med studieadministrativa ärenden, men det ska inte vara olika beroende på vilket program de studerar på. Det måste vara tydligt för studenterna, säger Tony Thorström.

Full funktionalitet i förenklat gränssnitt

Systemet e-3D3 är en Microsoft SharePoint-lösning, integrerad med universitetets diarieföringssystem W3D3. Men W3D3 har en brant inlärningskurva och många medarbetare upplever att det är tidsödande att hantera ärenden i systemet.

– e3d3 är en avskalad version av W3D3 där du kan utföra samma åtgärder med förenklade medel och färre knapptryckningar. En automatiserad diarieföringsprocess sker också parallellt med ärendets handläggnings- och beslutsprocess, förklarar Erik Lambe.

Effektiviseringsvinster

I relation till kostnaderna för projektet är effektivitetsvinsterna med elektronisk handläggning stora, särskilt om e-3D3 används på en universitetsövergripande nivå. Kostnaderna ökar inte oavsett antal användare.

– Vetenskapsområdets områdesnämnd har bekostat utvecklingen av e-3D3 men vi vill jättegärna se att det kan användas på andra håll inom universitetet. Kraven på myndigheter kan förändras i framtiden och då kan vi enkelt bygga om systemet med de klossar vi redan har, säger Tony Thorström.

Det finns även diskussioner om att använda systemet till andra processer inom universitetet, till exempel för att hantera doktoranddatabasen.

– Vi har byggt e-3D3 så att vi kan använda det till alla former av ärenden som ska hanteras i myndighetens diarium. Det är ett väldigt flexibelt verktyg, säger Erik Lambe.

Johan Ahlenius