Katalogstruktur
Redan under löpande projekt är det en fördel att använda en katalogstruktur som förenklar långsiktigt bevarande av data och andra handlingar från ett projekt. Universitetet rekommenderar nedanstående katalogstruktur för att ordna materialet efter vad som ska arkiveras, vad som är gallringsbart vid en viss tidpunkt efter projektets slut och arbetsmaterial som kan gallras direkt efter projektslut.
Vägledning kring vilken typ av material som ska bevaras och hur länge finns i universitetets bevarande- och gallringsplan för forskningshandlingar. Det kan också finnas krav från externa finansiärer som påverkar hur länge material ska bevaras.
Arbetsmaterial – kataloger för tillfälliga filer under projektets gång
Här lagras material som har med det pågående projektet att göra, men som inte behöver bevaras på längre sikt. Data som lagras här bevaras till dess projektet avslutats och/eller katalogens ägare har slutat sin anställning vid Uppsala universitet. Arbetsmaterial kan tas bort när det inte längre behövs för projektet.
- A1 – Administrativt
- A2 – Utkast/manuskript
- A3 – Beräkningar
- A4 – Sammanställningar
- A5 – Referensmaterial och källor
- A6 – Presentationer, illustrationer
- A7 – Övrigt
Arkivmaterial – kataloger för långsiktigt bevarande och arkivering
- B1 – Beskrivning av projektet
- B2 – Finansiering
- B3 – Tillstånd
- B4 – Ledningsprotokoll
- B5 – Projektdagbok/laboratoriebok
- B6 – Opublicerade rapporter
- B7 – Publikationer inklusive underlag
Gallringsbart – kataloger för material som i de flesta fall kan gallras efter tio år
Här placeras filer som är av långsiktigt intresse för förståelsen av projektet, men som ända inte behöver bevaras permanent. Den typen av material skall normalt bevaras i tio år efter det att projektet avslutas och kan därefter gallras.
- G1 – Försöks/undersökningsprotokoll
- G2 – Insamlade data
- G3 – Bearbetade data
- G4 – Media
- G5 – Enkäter/enkätsvar
- G6 – Kodlistor – Eventuella kodnycklar som knyter data till enskilda personer eller annan skyddad källa ska lagras separat och med hög säkerhetsnivå. G6 kan innehålla allmän information om hur kodnycklar förvaras och vad som gäller för att få tillgång till dem.