Adato - FAQ

Jag har fått upp flera inaktuella rehabärenden när jag startar upp Adato för första gången. Vad ska jag göra med dem?

Länka till: Se information här.

Kan man lägga in äldre anteckningar i systemet?

Ja, man kan lägga till det under Anteckningar i ärendet och efterdatera. Skanna in och samla allt i en fil som laddas upp.

Jag har ett ärende där jag skulle behöva fylla i fler alternativ till sjukdomstyp och sjukdomsorsak, t ex en person blev sjukskriven pga tidigare bedömd psykisk sjukdom och har varit sjukskriven pga av det + stressrelaterat, alltså både ”ej jobbrelaterat och jobbrelaterat”. Vad ska man välja?

Rekommendationen är att ange den orsak som till övervägande delen orsakat sjukskrivningen, och samtidigt gör en notering/anteckning om att det finns flera orsaker till sjukskrivningen (vilket det nästan alltid gör). Samtliga orsaker kan ju föranleda behov av arbetsanpassning (i rimlig utsträckning).

Samma sak rekommenderas när det gäller typ av sjukdom. Vilken av sjukdomstyperna har haft mest avgörande inverkan när det gäller sjukskrivningen i dagsläget? Ange den, och gör samtidigt en notering/anteckning om att det finns en annan sjukdomstyp som påverkar.

Vilket datum avses i översikten Mina medarbetare?

Datumet avser den dag då bevakningen startar i Adato, dvs antingen att det 6:e sjuktillfället infallit (inom 12 månader) eller att dag 15 i en sjukfrånvaro infallit.

Man kan hålla muspekaren över rubriknamnen för att se information om kolumnerna.

Vilken guide ska jag använda när i Adato?

Du kan själv välja vilka av guiderna i Adato som du vill använda för att dokumentera det som sker i rehabärendet. Guiden Anteckning är generell och kan med fördel användas för att löpande anteckna kortare avstämningar/möten eller kontakter. Guiden Rehabutredning ger en bra dokumentation över ärendet i ett inledningsskede. Guiden Plan för återgång till arbete är bra att använda om man vet att frånvaron blir långvarig, dvs längre än 60 dagar och att det krävs av arbetsgivaren att upprätta en rehabplan. Guiden Intyg använder du för att registera frånvarograd och bl a Läkarintyg. Guiden Avsluta rehabärende använder du för att avsluta ett rehabärende. Genom att använda denna guide kommer ärendet att försvinna ifrån dina aktuella ärende att bevaka.

Vad är det för skillnad på åtgärderna: Anteckning, Kontakt och Möte som finns i guiden Anteckning?

I guiden som heter Anteckning kan du välja om det är en anteckning, en kontakt eller ett möte som du vill föra loggbok för i systemet. Beroende på vilket val du gör kommer rubriken i den översiktliga vyn i rehabärendet att ändra. Klickar du i Kontakt blir således rubriken i loggboken Kontakt osv.

Hur fungerar blanketten till Försäkringskassan?

I guiden som heter Plan för återgång i arbete kan du fylla i information i de fält som du anser är relevant och sedan använda utskriftsfunktionen för att skapa en Rehabplan att sända in till Försäkringskassan.

Vi ska använda den mall för rehabplan som finns i Adato.

Ska man ladda upp läkarintyget i Adato och måste man fortfarande maila datum och frånvarograd till löneenheten?

Ja, läkarintyg ska laddas upp i Adato. Ni behöver inte maila Löneenheten för att informera om datum och frånvarograd, då löneenheten får denna information från Adato istället.

Kopior av läkarintyg kan kastas, då Adato är ett underdiarium till W3D3. Gallring sker efter 10 år.

Om ni får in ett original ska det efter uppladdning av kopia i Adato antingen lämnas tillbaka till berörd person eller sparas som tidigare i kassaskåp eller liknande.

Jag kan inte ladda upp ett dokument?

Systemet hanterar bara underlag i pdf-format eller bildformat.

Vad är skillnaden mellan ett stängt och arkiverat ärenden?

Ett ärende som avslutas/stängs i systemet kan öppnas upp/aktiveras av en person med behörighet till ärendet.

Ett avslutat/stängt ärende arkiveras 3 år efter att det fått status "avslutat". Ett arkiverat ärende kan endast systemadministratör med högsta behörighet se. Om det finns behov av att se vad som är dokumenterat i ett arkiverat ärende, kontakta Adato@uu.se.

Hur öppnar jag ett avslutat ärende?

Se lathund för att öppna ett avslutat ärende.

När lägger man till Kontaktperson?

Syftet med att lägga till kontaktpersoner är att ha kontaktuppgifter till de individer som är relevanta för ärendet lättillgängliga, t ex läkare, kontaktperson FK.

Vilken information följer med ett ärende om en medarbetare byter organisation och vem får tillgång till informationen?

Om ärendet är öppet så kan den/de personer som har rätt behörighet i den nya organisationen ta del av informationen i ärendet.

Vi har en anställd som är utlånad på 100% (tjänstledig) till en annan org.enhet. I systemet syns dock personens rehabärende fortfarande på vår org.enhet som har lånat ut personen. Ska det vara så?

Om en person har flera pågående anställningar på olika org.enheter, så ser alla med behörighet till respektive org.enhet ärendet. Vid tjänstledighet har chef/VHR tillgång till ärendet vid både nuvarande placering och den org.enhet som medarbetaren är tjänstledig ifrån. Mail/meddelanden från systemet skickas endast till medarbetarens nuvarande placering.

Kan vi fortsätta arbeta med en medarbetares rehabärende efter att hens anställning upphört t ex gällande doktorander?

Ja, man kommer åt medarbetare även när anställningen har upphört. Personer på medarbetarens senaste arbetsplats med rätt behörighet har tillgång till information om medarbetarens rehabärenden (pågående och avslutade).

Kan jag manuellt lägga in en person som saknar anställning t ex en stipendiat, men som har en tydlig koppling till institutionen och som det därför är relevant att skapa ett ärende i Adato för?

Ja, man kan registrera ärenden manuellt i Adato. Om du har behov av att lägga upp en icke-anställd person hör du av dig till Adato@uu.se. Var noga med att stämma av med den berörda personen att hen godkänner att vi för in uppgifter om personen i våra system.

Jag har lagt in en felaktig anteckning och vill ta bort den. Hur gör jag?

När du står i rehabärendet ska du markera själva anteckningen i "logglistan" (översikten) och klicka sedan på papperskorgen.

Jag har lagt in fel sjukdomsorsak. Hur ändrar jag det?

Viss information kan ändras. Se lathund ändring av information i ett rehabärende.

Jag har råkat skapa ett rehabärende,av misstag och kan inte kasta/radera det. Hur gör jag?

Det är bara systemadministratörer som kan ta bort ärenden. Kontakta Adato@uu.se.

Varför stämmer inte antal sjukdagar i Adato överens med antal dagar i Primula?

Adato räknar bara heldagar, dvs sjukfrånvaro del av dag räknas som hel dag.

Kan man föra över dokument (t ex läkarintyg) som är uppladdade i prehab till rehabärendet?

Ja, man kan föra över dokument och anteckningar. Instruktion för att flytta intyg eller annan information från prehab till rehab

Vi har några medarbetare med upprepad korttidsfrånvaro som dyker upp i Adato hela tiden. Även när jag har startat upp ett ärende och avslutat det i Adato så dyker de på nytt upp, så fort de är sjuka en ny dag. I samtliga fall handlar det om förkylningar, där vi inte behöver göra åtgärder.
Går det att förenkla hanteringen på något sätt?

Det behöver inte göras någon större dokumentation mer än att öppna ett rehabärende och lägga in en anteckning och sedan stänga ärendet, när medarbetaren är tillbaka i arbete. Gäller nästa frånvaro samma sak så kan man återöppna föregående rehabärende, så slipper man ''skapa nytt''. Man slipper även att det ligger en massa enskilda rehabärenden på medarbetaren i fråga.

Jag vill lägga till egna länkar på startsidan men det går inte.

Startsidan är samma för alla och inga egna länkar kan läggas in.

Hur skriver man ut och kan man skriva ut all information i ett ärende samtidigt?

Se mer information i användarmanualen under rubriken "Skriv ut rehabdokumentation med all information". Pdf, 1 MB.

Vad finns det för statistik i Adato?

Se mer information i systemmanualen s. 30. Pdf, 2 MB.

Behöver vi informera en arbetstagare när vi börjar skriva anteckningar i Adato?

Det finns inget krav att vi ska informera om detta, men det är bra att nämna det för medarbetaren. Medarbetaren kan begära ut all dokumentation från Adato och det är därför viktigt att uttrycka sig sakligt. Ur ett GDPR-perspektiv får vi som arbetsgivare behandla känsliga personuppgifter om det är ett nödvändigt led i myndighetens åtaganden mot den anställde. Adato lyder under Uu:s generella dataskyddspolicy för hur vi hanterar personuppgifter.

Kan en medarbetare begära ut information om sig själv?

Ja, det kan man. Det är därför viktigt att tänka på hur man skriver.

Att dokumentera i ett rehabärende kan upplevas som en utmaning då det finns vissa motsättningar mellan vårt behov av dokumentation och de lagar och regler som reglerar hur vi får hantera personuppgifter. Som ledstjärna kan du alltid ha i åtanke att uppgifter om en individs hälsa är av känslig karaktär och i din bedömning om vad du behöver skriva - värna alltid om personens bästa och hens integritet. Skriv det som är nödvändigt för att föra rehab-ärendet framåt, ha ett fokus på att dokumentera om åtgärder och beslut som tas tillsammans med medarbetaren.

Kan ett rehabärende lämnas ut vid begäran?

En begäran sekretessprövas alltid av registrator innan en eventuell utlämning.

Sekretess gäller för uppgifter som exempelvis rör din hälsa, uppgifter om sjukdomar, missbruk, sexuell läggning, könsbyte med mera. Om uppgifterna kan antas skada dig eller någon av dina närstående omfattas de av sekretessen och ska inte lämnas ut. Detta prövas enligt offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och regleras i kapitel 21.

Hur ska en begäran från medarbetare hanteras angående borttagande av information i systemet?

Adato används för diarieföring av rehabiliteringsärenden. All information som rör ett rehabiliteringsärende sparas i systemet för att uppfylla kraven i RA-FS 2019:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet. Information om eventuella rehabiliteringsärenden finns kvar i systemet för att uppfylla arkiveringskraven och är tillgängliga för centrala administratörer. Läkarintyg gallras efter 10 år.