Råd och information inför överlämnandet av föreningsarkiv

Gå igenom arkivet inför överlämning

Vi arbetar kontinuerligt med att ordna arkiv som kommit till biblioteket, men det är en stor fördel om arkivet är ordnat redan när det överlämnas. Materialet kan på så sätt komma forskare och andra användare till nytta snabbare.

Den som är aktiv inom föreningens verksamhet har viktig kunskap om arkivets innehåll och kan lägga till relevant information. Det kan till exempel handla om att identifiera brevskrivare, datera brev och andra handlingar eller sätta handlingarna i den ordning de är tänkta att läsas.

Informationen kan antecknas i en separat förteckning, på kuvert eller aktomslag till dokumenten (enkla papper vikta runt bunten).

Det är också viktigt att ta bort gem, tejp, gummisnoddar och plastfickor. Alla dessa material kommer på sikt att skada materialet.

För att hålla handlingar på flera sidor skilda från varandra kan ni vika ett A4-papper runt handlingens ena kant.

Gallring

Gallring är en viktig del av förberedelserna. Detta kan ni gallra:

• Dubbletter och kopior av handlingar. Det räcker att ni har ett exemplar av varje dokument i arkivet – finns det ett original är det originalet som ska sparas
• Böcker och tidningar som inte rör föreningen. Undantag är böcker där viktiga anteckningar gjorts och tidningsurklipp som gäller föreningen
  
• Reklam och trycksaker som inte skapats av föreningen
  
• Protokoll och cirkulär från andra föreningar
  
• Rekvisitioner och fraktsedlar
  
• Icke ifyllda blanketter
  
• Verifikationer (kvitton) kan gallras efter sju år (skicka inte verifikationer till universitetsbiblioteket)
  

Ofta kan även ytterligare material gallras. Har ni frågor om hur ni ska genomföra en gallring, kontakta biblioteket.

Sortering

Sorteringen görs enligt följande modell, det så kallade Allmänna arkivschemat:

• A) Protokoll
  
• B) Utgående handlingar (utgående korrespondens)
  
• C) Diarier (förekommer sällan hos föreningar)
  
• D) Register och liggare
  
• E) Inkomna handlingar (inkommen korrespondens)
  
• F) Ämnesordnade handlingar (handlingar som rör ett och samma ämne)
  
• G) Räkenskaper
  
• J) Kartor och ritningar
  
• K) Fotografier
  
• Ö) Övriga handlingar
  

Syftet med denna ordning är att skapa sökbarhet för forskare och andra användare.

Ordna i serier

1. Grovsortera arkivet efter Allmänna arkivschemats huvudindelningar - se ovan.
   
2. Dela upp varje huvudgrupp i underavdelningar som får sin egen rubrik.

Exempel:

• A) Protokoll
  • A1 Årsmötesprotokoll
  • A2 Styrelseprotokoll
  • A3 Övriga protokoll

Inom varje grupp ska handlingarna ligga kronologiskt, med det äldsta materialet först. Varje underavdelning får ett nummer som följer efter huvudgruppens bokstav. De numreras från ett och uppåt under varje huvudgrupp. Det får inte finnas några luckor i nummerföljden. Om det behövs kan ni lägga till ytterligare en nivå, använd då små bokstäver.

Exempel:

• A) Protokoll
  • A1 Årsmötesprotokoll
  • A2 Styrelseprotokoll
  • A3 Övriga protokoll
  • A3a Expertkommitténs protokoll
  • A3b Arvodeskommitténs protokoll

Digitalt material

Vi tar även emot digitalt material i begränsad utsträckning. Det kan till exempel vara textfiler eller digitala fotografier som lagras på hårddisk eller andra databärare (såsom CD-skivor eller disketter). För att ge materialet bästa möjliga förutsättningar att bevaras behöver vi innan överlämning gå igenom materialet tillsammans med dig som är donator.

Packa och förteckna

När ni sorterat handlingarna i serier lägger ni dem i ett aktomslag (t.ex. ett vikt papper) och sedan i kartonger. Skriv på aktomslagen vad som finns i dem så blir det lättare att hitta i arkivet. Samtidigt som ni lägger handlingarna i kartonger, skriver ni ned vad varje kartong innehåller. Listan med alla kartongers innehåll blir förteckningen för arkivet. Arkivet är nu redo att överlämnas till oss på Uppsala universitetsbibliotek efter överenskommelse.

Detta ska inte ingå i arkivet

Biblioteket tar inte emot föremål, statyer, statyetter, oljemålningar, mynt och medaljer.

Kontakta gärna Uppsala universitets museer (Gustavianum Uppsala universitetsmuseum, Evolutionsmuseet, Medicinska museet, Myntkabinettet och Konstsamlingarna) om föremål och konstverk, framför allt om dessa har anknytning till Uppsala och universitetet.