Råd och information inför överlämnandet av privatarkiv
Genom att donera ditt arkiv bidrar du till forskningen, både idag och i framtiden. Det kommer att bevaras till eftervärlden, samtidigt som forskare kommer att kunna ta del av det. Vi arbetar kontinuerligt med att ordna arkiv som donerats till universitetsbiblioteket och arbetet förenklas avsevärt om du innan överlämnandet har möjlighet att grovsortera ditt arkiv.
Det är också bra om du kan lägga till relevant information, till exempel namn på brevskrivare eller årtal på handlingar. Detta kan antecknas i en separat förteckning, eller på kuvert eller pappersomslag till dokumenten.
Sorteringen görs enligt följande modell:
Brev
Brev till arkivbildaren
- Från enskilda personer, alfabetiskt sorterade A-Ö
- Från okända/anonyma/oidentifierade/förnamn
- Från institutioner/föreningar A-Ö
Brev från arkivbildaren
- Till enskilda personer A-Ö
- Till okända/anonyma/oidentifierade/förnamn
- Till institutioner/föreningar A-Ö
Brev från andra till andra än arkivbildaren
- Från enskilda personer A-Ö
- Från okända/anonyma/oidentifierade/förnamn
- Från institutioner/föreningar A-Ö
Breven sorteras efter brevskrivare, inte kronologiskt.
Arkivbildarens manuskript
Kan indelas i olika kategorier t.ex. lyrik, prosa, dagböcker, tal och föredrag, anteckningar eller arbetsmaterial ämnesvis, beroende på arkivets innehåll. Dessa kan gärna ordnas kronologiskt.
Andras manuskript
I arkivet kan finnas dokument som har författats av andra personer än arkivbildaren, t.ex. otryckta uppsatser, dikter, utkast och andra manuskript som upphovsmannen av olika anledningar gett till arkivbildaren. Ordna materialet efter upphovsperson.
Biographica
Papper som tillhört arkivbildaren och belyser hans/hennes verksamhetsområden och livshistoria, men som inte direkt härrör från honom/henne, som t.ex. handlingar rörande förlag eller föreningar, bank- och skattepapper, fest- och jubileumshandlingar, konferensprogram, intyg, bouppteckningar, visitkort, pass, resebiljetter.
Bilder och kartor
Enstaka foton, teckningar eller kartor kan ingå i ett arkiv. De kan särskiljas i en mapp för sig om de inte har en direkt koppling till någon del av arkivet (t.ex. ett foto bifogat ett brev, där personerna på bilden beskrivs och nämns, eller bilder från ett särskilt evenemang vars program och andra papper har bevarats). I tveksamma fall rekommenderas att låta bilderna ligga kvar i arkivmaterialet. Ange gärna namn och årtal på baksidan av foton. Vid hantering av fotografier och negativ är det bra att använda bomullsvantar.
Musikalier
Handskrifter
- Egna kompositioner i egen skrift
- Andras kompositioner i egen avskrift
- Egna kompositioner i andras avskrifter
- Andras kompositioner i andras avskrifter
Pappersutskrifter
- Egna kompositioner i pappersutskrift från dator
Tryck
- Egna kompositioner, tryckta
- Andras kompositioner, tryckta
Pressklipp
Klippsamlingar tas emot i undantagsfall, om de har stark anknytning till ett arkiv, kompletterar det och anses vara av intresse för nutida och framtida forskning. Klippen kan vara klistrade i klippböcker eller lösa. För lösa klipp är det önskvärt att datum och källa anges, och att klippen är ordnade: kronologiskt om klippen berör ett enda ämne, eller ämnesvis och därefter kronologiskt.
Trycksaker
Böcker, särtryck, tidskrifter och tidningar kan i undantagsfall ingå i ett arkiv. Sortera det tryckta materialet för sig. Biblioteket har enligt donationsavtalet rätt att i efterhand gallra exemplar som inte är relevanta för arkivet. (https://www.ub.uu.se/digitalAssets/301/c_301013-l_3-k_donationshandling.pdf)
Digitalt material
Vi tar även emot digitalt material, i begränsad utsträckning. Det kan till exempel vara textfiler eller digitala fotografier som lagras på hårddisk eller andra databärare (såsom CD-skivor eller disketter). För att ge materialet bästa möjliga förutsättningar att bevaras behöver vi innan överlämning gå igenom materialet tillsammans med dig som är donator.
Detta ska inte ingå i arkivet
Biblioteket tar inte emot föremål, statyer, statyetter, oljemålningar, mynt och medaljer.
Kontakta gärna Uppsala universitets museer (Gustavianum Uppsala universitetsmuseum, Evolutionsmuseet, Medicinska museet, Myntkabinettet och Konstsamlingarna) om föremål och konstverk, framför allt om dessa har anknytning till Uppsala och universitetet.
