Octopus
Octopus är U-CANs egna IT-system som byggts enbart för U-CANs syften. Systemet har utvecklats i samarbete mellan U-CAN, Uppsala biobank och Uppsala Clinical Research Centre och arbetet har utförts med hjälp av en extern konsultfirma (Qurit, numera: OmegaPoint). Systemet började byggas 2018 och togs i drift för första gången hösten 2019.
Octopus är webbaserat och därmed åtkomligt för behöriga användare oavsett vilken dator de använder eller var de befinner sig. Att använda ett webbaserat interface har förenklat implementeringen av Octopus vid alla de olika sjukhus som medverkar i U-CAN eftersom det skapat ett oberoende system för samverkan. Inloggning sker med tvåstegsverifiering via SITHS-kort och kod.
Octopus är byggt för att ha begränsningar som definieras av U-CANs olika diagnos- och verksamhetsområden. Användare och vårdpersonal inom en viss diagnos begränsas till att bara kunna skriva/redigera inom den diagnosgrupp som de själva verkar inom. Behörighetsstyrning sker genom att användare tilldelas olika roller beroende på typen av arbetsuppgifter de behöver lösa.
Logotyp för U-CANs IT-system Octopus
Ett unikt IT-system för biobankning och forskning
Octopus är det första IT-systemet av sitt slag i Sverige i och med att det integrerar behoven från både vårdpersonal, projektledare, biobank och forskare. Det unika ligger i att information från många olika källor samlas under samma tak och att systemet erbjuder ett brett spektrum av funktionalitet för olika användares behov samtidigt som det är ett arbetsverktyg för personalens dagliga arbete med att följa patientflödet, hantera och planera provtagningar, samarbeta över kliniker, samt registrera kliniska data.
Systemet fungerar även som U-CAN-projektets interna databas där alla provtagningar och relevanta patientdata lagras och är sökbara för att exempelvis underlätta för forskare att finna relevanta provgivare och prov, samt för att definiera delkohorter för forskning.
Informationsintegration
I Octopus integreras och kopplas information från flera olika källor på individnivå genom att personnummer används som gemensam nämnare i alla kommunicerande system. Information om tagna och biobankade blod- och vätskebaserade prov hämtas automatiskt i närmast realtid från det sjukvårdsregionala LIMS-systemet. Information om provgivares kön, bostadslän och eventuellt dödsdatum läses in från folkbokföringen.
Kliniska uppgifter som exempelvis diagnos, diagnosdatum och behandlingar hämtas från patientjournalen och registreras in manuellt av ansvarig sjuksköterska som även "sätter en etikett" på varje prov som provgivaren lämnat för att registrera i vilket sammanhang som provet togs (vid diagnos, vid behandlingsslut, vid återbesök, vid recidiv, et cetera). Vävnadsprov och andra speciella provtagningar (exempelvis STRECK-rör eller FTA-kort) registreras manuellt av ansvarig sjuksköterska. Nya enkätdata importeras cirka en gång årligen och integreras i databasen med övriga data på individnivå.
Provplanering och samarbete
Octopus är förutom en databas med information även ett logistikverktyg i det dagliga arbetet för sjuksköterskor och annan vårdpersonal. Då U-CAN tar prov från patienter vid flera olika tillfällen är systemet uppbyggt kring att hantera denna logistik genom att personalen rutinmässigt planerar för nästa provtagning utifrån satta kriterier och rutiner, och därigenom hela tiden har en överblick och får påminnelser när nya aktuella provtagningstillfällen närmar sig. Det skapar även ett verktyg för att fånga upp provtagningar som kanske missats eller som förolyckats.
En central aspekt av systemet är att sjuksköterskor och annan vårdpersonal arbetar i samma system oavsett vilken arbetsplats de har, och kan därmed även enkelt samarbeta runt samma provgivare även om dessa flyttar mellan olika kliniker eller avdelningar. Personalen kan i Octopus alltid se och följa vad som redan gjorts kring en provgivare och kan utifrån detta planera nästa steg och/eller skapa påminnelser till sig själva eller till varandra.
Sökbarhet för forskning
Inbyggt i Octopus finns ett sökverktyg där man kan bygga avancerade sökningar och filtrera på önskade inklusions- eller exklusionskriterier. Det finns även en exportmöjlighet för de användare som har rätt behörighet att kunna skapa listor i Excelformat.
Sökverktyget är inte tillgängligt för externa personer eller forskare, utan alla frågor om kohortens innehåll eller hur många provgivare med vissa kriterier det finns i kohorten måste gå via U-CANs administration.
De kliniska data som registreras i Octopus finns listade på sidan Information om provinsamlingen