Avtal vid examensarbeten i samarbete med extern part

Det vanligaste skälet till att avtal upprättas i samband med externa examensarbeten är att reglera ägande av resultat och därmed sammanhängande frågor (licenser, ersättning) samt frågor om konfidentiell information. Därutöver kan frågor om försäkring, lokala ordningsföreskrifter, traktamente m.m. regleras. I vissa fall kan även ersättning till studenten utgå för arbetet, vilket typiskt sett regleras i avtal.

Då det visat sig att frågor om konfidentialitet (vilka berörs mer närmare nedan) oftast är vad som orsakar diskussioner rekommenderar juridiska avdelningen att företaget och studenten (med möjligt stöd av handledaren) före projektet påbörjas konkretiserar vilken information som inte kan liksom vilken information som kommer att behöva återges i examensarbetet. Om det då visar sig att de två kategorierna av information överlappar bör det övervägas om examensarbetet är möjligt att genomföra.

Det är i allmänhet företaget som efterfrågar avtal och olika företag har olika preferenser avseende vem som bör vara motpart. Normalt önskar företaget ingå avtal med studenten och ibland med universitetet men det förekommer även önskemål om att ingå avtal med någon eller några särskilda funktioner vid universitetet (examinator, ämnesgranskare m.fl.) eller en kombination av dessa. Det är viktigt att förstå att det endast är om universitetet självt är avtalspart som avtalsåtagandena är direkt bindande för universitetet. För att universitetet ska vara avtalspart måste avtalet signeras av för universitetet behörig firmatecknare i enlighet med gällande delegationsordning. En student eller en anställd kan följaktligen inte på egen hand ingå avtal som förpliktigar universitetet att t.ex. hantera information på visst sätt, utan sådan rättighet.

Studenten är alltså i detta sammanhang att betrakta som extern i relation till universitetet. Ett åtagande från studenten att inte föra viss information vidare till ”tredje man” innebär följaktligen att informationen inte kan lämnas till universitetet, t.ex. som del i ett examensarbete inlämnat för examination.

Åtagande om konfidentialitet (ibland något missvisande uttryckt som sekretessåtagande; huruvida viss information omfattas av sekretess styrs av lag och inte avtal) görs i allmänhet i särskilt avtal (sekretessavtal) eller som enskilt villkor i projektavtal (sekretessklausul). Det vanligaste är att endera parten (studenten) har definierade skyldigheter kring hur denna får hantera viss information definierad som konfidentiell mottagen från den andra parten (företaget). Ibland är istället utgångspunkten att all information endera parten (studenten) får del av ska betraktas som konfidentiell. Att som i det senare fallet med automatik betrakta all information som konfidentiell är ett mer betungande krav än om endast viss definierad information behöver beaktas men kravet kan ändå vara rimligt, t.ex. om studenten ska vistas på företaget en viss tid och det därför inte är förutsägbart vilken information studenten kan komma i kontakt med. I vissa avtal ställs krav på att studenten ska hålla även viss eller all egenproducerad information, dvs. resultaten av examensarbetet, konfidentiell. Detta företrädesvis när företaget erhåller äganderätt till resultaten.

Vem bestämmer

Till syvende och sist är det studenten själv som måste bestämma vilka avtalsvillkor denna accepterar och i detta kan universitetet endast ge råd. Det får dock anses vara i både studentens och universitetets intresse att studenten inte gör åtaganden som innebär att företagets godkännande krävs för att kunna vidareföra information till universitetet. Detta då utevaron av ett sådant godkännande skulle kunna innebära att studenten inte kan examineras på arbetet. Juridiska avdelningen rekommenderar därför att studenten under alla omständigheter förbehåller sig rätten att kunna lämna information väsentlig för examensarbetet vidare till universitetet i den utsträckning nödvändigt för att kunna bedriva studierna.

Utöver behovet av att kunna examineras kan en student beakta om det finns andra användningsområden för resultaten som på ett olyckligt sätt skulle kringskäras av åtagande om konfidentialitet. Finns det t.ex. behov av att kunna uppvisa examensarbetet vid ett framtida sökande av anställning? Har studenten intresse av ett framtida kommersiellt nyttjande av resultaten?

Det händer att vissa funktioner vid universitetet (examinator, ämnesgranskare m.fl.) ombeds att göra personliga konfidentialitetsåtaganden i samband med examensarbetet. Det är inte helt enkelt att se nyttan med en sådan ordning, i vart fall inte då universitetet gör motsvarande åtaganden, vilket medför att personerna så som anställda vid universitetet under alla omständigheter är skyldiga att efterkomma eventuell sekretess i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen. Det kan möjligen tänkas att företaget genom tecknande av personliga sekretessavtal kan försäkra sig om en mer långtgående tystnadsplikt än vad universitetet kan begära av sina anställda men mot detta bör sättas rimligheten av att en tjänsteman ska tvingas göra avtalsåtagande av rent privat karaktär för att kunna uppfylla sina tjänsteåligganden. Juridiska avdelningen rekommenderar anställda att överväga vilka konsekvenser åtagande avseende konfidentialitet medför för dem personligen. Kan t.ex. situationen uppkomma att mottagen information överlappar information den anställda själv tar fram eller potentiellt skulle kunna ta fram inom sin forskning och det finns intresse för att göra publik?

En grundläggande princip vid universitetet är att öppenhet i möjligaste mån ska gälla. Detta gör sig särskilt påkallat vid myndighetsutövning så som t.ex. vid examination, där examensarbetet utgör beslutsunderlaget. Universitetets utgångspunkt är att examensarbeten ska vara offentliga. Det kan dock finnas fall inom grundutbildningen där det är motiverat med viss sekretess och offentlighets- och sekretesslagen ger också vissa möjligheter till sådan vid samverkan med företag (på uppdrag enligt äldre praxis) men dessa möjligheter ska tillämpas restriktivt. (Uttalande från Rektorsämbetet 1988-08-09, dnr 1592/88). För att klargöra att en samverkan föreligger i lagens mening är det lämpligt att detta bekräftas genom avtal. Den som beslutar om sådant avtal (firmatecknaren vid universitetet) bör försäkra sig om att avtalet inte medför någon risk för att studenten inte ska kunna examineras. Vidare får det inte finnas avtalsåtaganden som kan vara i konflikt med lagstadgade handlingsoffentligheten eller arkivkrav. Juridiska avdelningen bistår på förfrågan med att kontrollera detta.

Mallavtalet finns under Allmänt om avtal och mallar. Mallavtalet för examensarbeten kan vid behov kompletteras med ett konfidentialitetsåtgande.