Digitala verktyg underlättar informationshanteringen

Den centrala registratorsfunktionen vid universitetet har börjat använda sig av olika former av digitala verktyg för att underlätta hanteringen av allmänna handlingar. De digitala verktygen är en viktig del för att uppfylla ett uppdrag från konsistoriet att "förbättra hanteringen av allmänna handlingar vid Uppsala universitet”.

Uppdraget från konsistoriet bottnar bland annat i utvecklingsbehov som internrevisionen pekat på i två rapporter, återkommande anmärkningar från Justitiekanslern (JK) och slutsatser från Universitetskanslersämbetets tillsyn 2020. Dessutom ska myndigheter fortlöpande utveckla verksamheten, det står i myndighetsförordningen (2007:515).

– Digitaliseringen innebär vinster både i kvalitet, rättssäkerhet och tid. Det är inte effektivt att stämpla pappershandlingar och scanna in dem för att sedan diarieföra digitalt. Vi ska utveckla verksamheten, det är inget val vi har. Effektivisering och digitalisering är en del av att utveckla verksamheten, säger Jacob Håkansson, enhetschef vid universitetsförvaltningen.

Måns Bergkvist arbetar med att utveckla de digitala lösningarna. Lite skämtsamt kan man säga att kalla robottränare är en av hans arbetsuppgifter.

– Det är både kul att arbeta med digitaliseringen och helt nödvändigt för att avlasta så vi får tid att arbeta med verksamhetsutveckling för juridiska avdelningen och för hela universitetet, säger Måns Bergkvist, dokumenthandläggare vid universitetsförvaltningen.

– För att göra det lite spännande och locka till användning har vi domesticerat verktygen, gett dem en form och namn. Jag pratar ofta om våra digitala medarbetare Aivot och Benji, säger Jacob Håkansson.

Ofta används de olika digitala verktygen som beskrivs i artikeln tillsammans för att underlätta en process.

Manuell hantering minskat dramatiskt

– Den manuella diarieföringen på den universitetsgemensamma registraturen har minskat med 94 procent mellan 2011 och 2021 mycket tack vare de här verktygen. Det har frigjort resurser som vi använder för att stötta universitetet med verksamhetsutveckling med hjälp av olika digitala lösningar, säger Måns Bergkvist.

De är båda noga med att betona att inget av de här digitala verktygen är någon form av AI. Istället handlar det om att identifiera återkommande frågor, scenarier och händelsekedjor och utifrån det bygga olika händelsekedjor som sköts automatiskt.

Chattboten Aivot

Man kan till exempel lägga in ett antal nyckelord i en chattfunktion och till varje nyckelord förprogrammera svar som chattprogrammet själv kan lämna. När nyckelordet finns i en fråga ger chattprogrammet det förprogrammerade svaret. Det här är den enklaste formen av en chattrobot, eller chattbot som det brukar kallas. En chattbot kan också ha någon form av AI, som till exempel ChatGPT.

Idag används chattboten Aivot vid Uppsala universitet för diarieföring och frågor om GDPR. Med hjälp av Aivot kan alla medarbetare själva enkelt registrera ärenden och handlingar i diariet. Aivot är inte någon form av AI, utan bygger helt på föridentifierade nyckelord, frågor och svar.

– Med hjälp av Aivot kan medarbetare sköta diarieföring utan behörighet eller kunskap om diariesystemet W3D3. Aivot ersätter på det sättet behovet för sällananvändare att få behörighet och utbildning eller att vi på centrala registraturen diarieför åt enskilda medarbetare, säger Måns Bergkvist.

När man som medarbetare ska diarieföra med hjälp av Aivot får man svara på frågor och bifoga handlingarna. Aivot sköter sedan själva diarieföringen i W3D3. De frågor i chatten som Aivot inte kan svara på besvaras manuellt av personalen på registratorsfunktionen.

Hittills i år har medarbetare med hjälp av Aivot diariefört knappt 1 000 handlingar i diariet, av totalt cirka 20 000 handlingar och trenden är ökande.

Chattboten Aivot kan förstås användas även för andra ämnen. Den skulle till exempel kunna hantera studentfrågor av typen "när startar terminen?".

En ytterligare möjlig framtid är att programmet integreras med till exempel studentdokumentationssystemet Ladok eller personal- och lönesystemet Primula. Chattboten kan då ge svar anpassade utifrån respektive frågeställare. Till exempel skulle Aivot kunna svara på var och när kursen startar eller hur många semesterdagar man har kvar att ta ut.

Enklare gränssnitt med e-3D3

Förutom chattboten Aivot som kan sköta diarieföringen för till exempel sällananvändare har ett nerskalat och enklare gränssnitt utvecklas till universitetets diarium W3D3. Diariet har idag ett föråldrat gränssnitt som dessutom har en ganska brant inlärningskurva.

Det nya gränssnittet e-3D3 togs fram i ett projekt tillsammans med vetenskapsområdet för medicin och farmaci med syfte att underlätta studieadministrationen (se egen artikel i faktarutan nedan).

– Mycket av arbetet med att hantera och diarieföra handlingar försvinner med e-3D3. Och principerna för likabehandling, rättssäkerhet och förutsägbarhet ökar, säger Måns Bergkvist.

Förutom att e-3D3 används inom studieadministration inom vetenskapsområdet för medicin och farmaci används det också vid HR-avdelningen och juridiska avdelningen vid universitetsförvaltningen. Verktyget är på väg att införas för studieadministration även inom vetenskapsområdet för humaniora och samhällsvetenskap och vid studentavdelningen.

För närvarande finns cirka 4 300 processer i e-3D3 och antalet ökar snabbt.

Roboten Benji

I hanteringen av allmänna handlingar finns det många rutinbetonade processer, ofta med många olika steg i ett eller flera olika datasystem. Genom att identifiera de återkommande processerna och skapa gemensamma rutiner och hantering av dem kan man bygga program eller snarare makron som gör åtminstone stora delar av de återkommande handgreppen i datasystemen. Det här frigör tid för medarbetarna.

Makron är enkla instruktioner som ett program kan utföra själv. Du kan till exempel lätt göra en makroinstruktion i e-postprogrammet Outlook för att få kortkommandon som gör olika saker med inkomna e-brev. En kedja av kommandon för ett e-brev skulle kunna vara: Öppna ett svarsmejl, (som du manuellt får skriva ditt svar i och skicka iväg), markera som avslutad, markera som läst, flytta till arkivmapp. Genom att bara trycka ett snabbkommando gör då Outlook allt i kedjan. Excel är ett annat program där många användare själva sätter ihop en kedja av kommandon till ett makro.

Roboten Benji (Beautifully Efficient Non-human Job Improver) är en så kallad "Robotic Process Automation". Ett kanske lite mer begripligt sätt att beskriva Benji är att det är en form av avancerat makroprogram som kan utföra en kedja av komplicerade kommandon i princip i vilket datorprogram som helst.

Benji läser e-post, flyttar filer, lägger upp behörigheter och hanterar oavslutade ärenden, med mera. Flera av processerna är saker som tidigare inte riktigt har hunnits med och som Justitiekanslern har anmärkt på.

Till exempel hanteras behörighetsansökningar till diariet av Benji. För att ansöka om behörighet fyller medarbetaren i en digital blankett och skickar in. När en ansökan om behörighet kommer in reagerar Benji och hanterar ansökan genom att ge rätt behörighet och återkoppla till medarbetaren. I år har Benji hanterat drygt 160 behörighetsansökningar för diariet.

En annan rutin som Benji sköter helt själv är hanteringen av inkomna beslut från Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) rörande studenters överklagan av antagningsbesked. Besluten expedieras via mejl från ÖNH. Benji diarieför och skickar beslutet till respektive handläggare på institutionen. Hittills i år har Benji hanterat över 300 dylika ärenden.

Benji har betat av massdiarieföringar

Benji kan också användas för större massdiarieföringar som kan uppstå. Till exempel kunde Benji utnyttjas för att diarieföra en mängd allmänna handlingar som kom fram vid universitetsförvaltningens flytt från St Olofsgatan till Segerstedthuset. Då visade det sig att det fanns runt 5 000 handlingar på medarbetarnas skrivbord som borde diarieförts.

– De handlingarna blev liggande på grund av tekniska svårigheter att överföra dem internt inom förvaltningen. Det kunde vi sedan lösa utan några extra kostnader när vi började använda Benji, säger Måns Bergkvist.

En liknande stor massdiarieföring kunde läggas på Benji när personalförhandlingssystemet Edgar skulle tas ur bruk. De handlingar som finns registrerade i Edgar - över 42 000 handlingar - behövde då flyttas till diariet. Det tog Benji motsvarande en månads heltidsarbete att flytta alla handlingar från Edgar till diariet. Nu ligger alla filer från Edgar på en hårddisk i väntan på att överföras slutgiltigt till W3D3 när det finns utrymme i e-arkivet. Universitetets e-arkiv behöver utökas innan flytten går att genomföra.

Ett annat exempel på en process som precis dragit igång är sammanställning och utskick av fakturor för utlandsstudenter. Utskicket av cirka 900 fakturor går med ett knapptryck.

Elektroniska blanketter

Ett ytterligare digitalt verktyg som registratorsfunktionen har börjat använda är Portal bas, ett verktyg för elektroniska blanketter. Blankettverktyget är integrerat med diariet.

Tidigare behövde till exempel en student skriva ut en pdf-blankett, fylla i den, skriva under och skicka in i pappersform. Handläggaren i sin tur tvingades ofta scanna in blanketten, eventuellt höra av sig till studenten för att det saknas någon uppgift och sedan diarieföra allting manuellt inklusive beslutet.

– Nu kan vi istället bygga en elektronisk blankett som bara går att skicka in om alla nödvändiga fält är ifyllda. När blanketten kommer in diarieförs den automatiskt och kan vara kopplad till en beslutsmall i e-3D3. Handläggare av ärendet får upp ett beslut där allt är ifyllt i förväg, vid behov kan man förstås justera manuellt och sedan diarieförs beslutet automatiskt, säger Måns Bergkvist.

Via blankettverktyget har det hittills i år (2023) registrerats runt 13 000 ärenden/handlingar.

Flera projekt på gång

Registraturen arbetar för närvarande på flera olika utvecklingsprojekt förutom att bredda användningen av e-3D3 till vetenskapsområdet för humaniora och samhällsvetenskap. Bland annat görs ett projekt för att minimera den manuella hanteringen på HR-avdelningen kring särskild inkomstskatt för utlandsbosatta medarbetare. Arbetet består av att fylla i en pdf-blankett till Skatteverket med uppgifter för den enskilda medarbetaren. Beslutet från Skatteverket ska sedan hanteras i Primula.

– Förhoppningsvis kan Benji göra alla stegen i processen, säger Måns Bergkvist.

Det pågår också utvecklingsprojekt kring bland annat OSA-enkäter, studentfakturering och importdeklarationer.

Johan Ahlenius och Anders Berndt